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Reisekostenabrechung 2.8: Dienst- und Privatfahrten für Angestellte abrechnen

, 26. Juli 2007

Wenn einer eine Reise tut, dann kann er was erzählen - vor allem der Finanzabteilung seiner Firma, die nun alle Spesen verbuchen muss. Die Reisekostenabrechnung 2.8 unterstützt die Firmenangestellten bereits am Rechner dabei, Dienst- und Privatfahrten im In- und Ausland zusammen mit den damit verbundenen Pauschalen und Auslagen zu erfassen und auszuwerten.

Die klassischen Einnahmen und Ausgaben lassen sich im Unternehmen ganz einfach erfassen und auswerten - dafür ist die Buchhaltung zuständig. Ein echtes Problem stellen aber immer wieder die Spesenabrechnungen der reisenden Mitarbeiter dar. Nach einer Reise ist eine streng genormte Reisekostenabrechnung durchzuführen, deren Vorgaben direkt vom Finanzamt stammen. Dabei ist es wichtig, nicht nur alle Stationen der Reise zu benennen, sondern auch alle Ausgaben akribisch genau aufzulisten.

Die Reisekostenabrechnung 2.8 aus der Softwareentwicklung von Rüdiger Werner macht die Spesenabrechnung für alle Mitarbeiter einer Firma so einfach und komfortabel, wie möglich. So können auch die Mitarbeiter eine Reisekostenabrechnung durchführen, die mit den finanz- und steuerrechtlichen Bedingungen nicht vertraut sind.

Das Windows-Programm erfasst Dienst- und Privatfahrten im Inland und im Ausland. Dabei lassen sich die Beschreibungen der einzelnen Reisen ganz nach Belieben anpassen. Zu jeder Reise erfasst das Programm gleichzeitig auch alle Ausgaben und errechnet die jeweiligen Spesensätze für Dienstfahrten nach den zum Reisezeitpunkt gültigen gesetzlichen Vorgaben. Werden die Ausgaben im Ausland mit einer anderen Währung als dem Euro bezahlt, kümmert sich die Software auch gleich noch um die Umrechnung der Währung, sodass in der Abrechnung alle Summen in Euro ausgegeben werden. Für Geschäftsessen kann der Benutzer direkt im Programm die Bewirtungskosten und die zusätzlichen Daten (Teilnehmer und Grund der Bewirtung) eintragen und einen Bewirtungsbeleg zu der Reisekostenabrechnung drucken.

Fahrzeuge anlegen, Nutzer definieren, offizielle Spesensätze
Es können verschiedene Fahrzeuge und Fahrzeugtypen im Programm hinterlegt werden. Dabei werden Firmen- und Privat-Fahrzeuge (PKWs und Motorräder) unterschieden. Zu jeder Reise läßt sich aus den vorhandenen Daten das verwendete Fahrzeug auswählen.

In der Software lassen sich mehrere Nutzerkonten anlegen, für welche die Reisekosten völlig separat eingegeben werden. So ist es problemlos möglich, die Erfassung und Abrechnung der Reisekosten mehrerer Mitarbeiter durch einen zuständigen Bearbeiter vorzunehmen.

Das Programm kommt bestens mit Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen zurecht, die sich für jeden einzelnen Tag in die Einzelkostenaufstellung übernehmen lassen.

Die einzelnen Spesensätze sowie die Kilometer-, Mitfahrer-, Übernachtungs-, Verpflegungs- und Bewirtungspauschalen für Angestellte und Unternehmer sind für Deutschland und alle vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten Länder und Zeiträume (seit 01.01.1999) hinterlegt und können jederzeit verändert und erweitert werden. Die Abrechnung passend zu einer Reise kann mit einer genauen Einzelkostenaufstellung für einen frei definierten Zeitraum erfolgen. Wer möchte, kann auch eine Reiseaufstellung ausdrucken, die neben den gewerblichen Fahrten auch Privatreisen mit auflistet und damit die Funktion eines Fahrtenbuches übernehmen kann.

Für die Übermittlung der Reisedaten mitsamt Ausgaben verfügt das Programm über eine Export- und Import-Schnittstelle im ASCII-Format. Damit können z.B. die Abrechnungen per e-Mail in die Zentrale übertragen und dort für den jeweiligen Benutzer eingelesen und abgerechnet werden.

Eine aus dem Programm direkt aufrufbare Kontext-Hilfe beantwortet ggf. auftretende Fragen sofort und umfassend.

Reisekostenabrechnung 2.8 erst in der Testversion ausprobieren
Die Reisekostenabrechnung 2.8 ist mit allen aktuellen Daten für die vom Bundesfinanzministerium spezifizierten Länder ausgestattet. Das Programm kostet pro Einzelbenutzer-Lizenz 20 Euro. Es sind auch Firmenlizenzen erhältlich. Zum Ausprobieren steht eine kostenlose Testversion (4,3 MB) zur Verfügung, die nur in einer Hinsicht eingeschränkt ist - sie druckt immer nur die ersten 30 Reisen aus. (3817 Zeichen, zum kostenlosen Abdruck freigegeben)

Homepage: http://www.wernerr.de/
Produktinformationen: http://www.wernerr.de/reisekostend.htm
Download: http://www.wernerr.de/software-free/reisebde_setup.exe


Kontaktadresse des verantwortlichen Anbieters:
Rüdiger Werner, Vom-Lo-Weg 3, 59494 Soest
Mail: info@wernerr.de
Internet: http://www.wernerr.de/

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